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本校公文改分作業程序
主旨:本校公文改分作業程序,如說明,請查照。

說明:

一、 本組分文作業如下:

(一)本校公文一律採線上簽核系統分文。

(二)分辦之公文,單位登記桌或承辦人員接收到公文後,如認為不屬於權管業務範圍者,請即依本校線上公文退文改分流程,或來電通知文書組改分作業,應於簽收後1日內辦理改分,如遲至次日即無法改分。

(三)同一件公文經過2個單位改分文,仍無單位承辦業務者,請退文單位填寫「公文改分單」(如附件一),送請主任秘書裁示承辦單位後,不再接受改分發。

二、請假務必要設職務代理人,以確保公文時效。

三、依據文書處理手冊第27點(三)規定,改分乃承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應敘明理由經單位主管核閱後,即時由單位收發退回分文人員改分,或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員;受移單位如有意見,應即簽明理由陳請首長裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。

四、前揭機關內部之公文改分之時效管制如次:依據文書流程管理作業規範第22點規定,改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄收文日期為準。機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位,單位間有分文爭議案件,應陳請首長或其指定專人協調判定,俾提升效率。
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